MyArkevia centralise automatiquement vos bulletins de paie, contrats et documents RH dans un espace personnel sécurisé accessible 24h/24. Chaque fichier est archivé avec une valeur juridique équivalente au papier et conservé jusqu’à 50 ans, sans intervention de votre part.
Une sécurité technique conçue pour les données sensibles
La plateforme utilise un chiffrement AES 256 bits associé à une authentification forte par code unique. Chaque connexion passe par des protocoles sécurisés (TLS, SSL), ce qui bloque les accès non autorisés.
Les données restent hébergées en France sur des serveurs protégés, conformes au RGPD. Cette localisation garantit la souveraineté des informations et limite les risques liés aux législations étrangères.
Le système enregistre chaque action dans des journaux techniques. Cette traçabilité permet de prouver qui a consulté ou manipulé un document, un point déterminant en cas de litige.
Les sauvegardes quotidiennes sur plusieurs sites assurent une récupération rapide des données. Même en cas d’incident technique, l’accès aux documents reste possible.
Gestion RH automatisée : fonctionnement concret
Dépôt automatique des bulletins de paie
Le logiciel de paie envoie les documents directement dans votre coffre. Chaque dépôt déclenche une notification email. Aucun téléchargement manuel n’est requis.
Accès individuel sécurisé
Chaque salarié consulte uniquement ses fichiers via un espace personnel protégé. L’historique reste disponible sur plusieurs années sans modification possible des documents.
Archivage légal longue durée
Les fichiers sont conservés jusqu’à 50 ans avec horodatage et scellement électronique. Cette conservation garantit leur intégrité dans le temps.
Intégration avec les logiciels de paie
Des connecteurs automatisent les échanges avec des outils comme Sage, Cegid ou Payfit. Le dépôt intervient en même temps que le traitement de la paie.
Suivi et traçabilité des opérations
Les gestionnaires RH disposent d’une console pour vérifier la bonne distribution des documents. Chaque envoi est enregistré et vérifiable.
Organisation et accès aux documents au quotidien
L’interface propose deux espaces distincts :
- Documents RH : fichiers envoyés par l’employeur
- Espace personnel : stockage de documents privés
Les utilisateurs retrouvent leurs fichiers grâce à des filtres par date, type ou émetteur. La création de dossiers et d’étiquettes facilite le classement (ex : impôts, ancien employeur).
Le moteur de recherche accélère l’accès à un document précis. Cette organisation évite la perte d’informations et réduit le temps passé à retrouver un justificatif.
Depuis un smartphone ou un ordinateur, l’accès reste identique. L’application mobile reprend les fonctionnalités principales : consultation, téléchargement et classement.
Partage sécurisé et gestion des accès
Le partage ne passe pas par email avec pièce jointe. Un lien temporaire sécurisé donne accès au document pour une durée limitée.
Les droits d’accès se paramètrent précisément :
- consultation seule
- téléchargement
- modification (selon autorisation)
La désactivation d’un accès reste immédiate, ce qui limite les risques après un départ d’entreprise.
Une vérification de l’adresse du destinataire évite les erreurs de diffusion. Cette précaution protège les données sensibles contre les envois accidentels.
Inscription et premiers accès
L’activation du compte nécessite un matricule et un code secret transmis par le service RH. Ce code fonctionne une seule fois lors de l’inscription.
La création du compte inclut :
- saisie des identifiants
- validation des conditions
- création d’un mot de passe sécurisé (minimum 12 caractères)
Une fois l’inscription validée, l’utilisateur accède directement à son tableau de bord.
En cas de problème, seul le service RH peut générer un nouveau code d’activation. Certains accès passent par des portails spécifiques propres à l’entreprise.
Limites observées et précautions utiles
Des utilisateurs signalent des problèmes de connexion, des lenteurs ou des périodes d’indisponibilité. Certains bugs, notamment sur appareils Apple, compliquent la réinitialisation du mot de passe.
Le téléchargement multiple reste limité. Récupérer plusieurs années de documents demande d’ouvrir chaque fichier individuellement.
Une pratique fréquente consiste à exporter régulièrement ses documents en local. Cette sauvegarde personnelle évite les blocages en cas d’indisponibilité temporaire du service.
Tarifs et modèle économique
Pour les salariés, l’accès est totalement gratuit. L’employeur prend en charge les coûts liés à la mise en place et à l’utilisation.
Côté entreprise, le prix dépend du nombre d’utilisateurs et du niveau d’intégration. Les tarifs observés varient entre 2 € et 5 € HT par salarié, incluant automatisation, archivage et valeur probante des documents.
Des offres existent aussi pour les particuliers avec stockage limité, à partir de 4,90 € par mois pour 50 Go.
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Accompagnement et support utilisateur
Le support technique intervient par téléphone, email ou chat. Les équipes assistent lors de la configuration et répondent aux problèmes d’accès.
Un centre d’aide en ligne propose :
- tutoriels
- guides pas-à-pas
- FAQ détaillée
Les mises à jour de sécurité s’effectuent automatiquement sans interruption de service. Cette continuité garantit l’accès permanent aux documents essentiels.