La dématérialisation des ressources humaines transforme durablement l’organisation interne des entreprises. MyPeopleDoc s’inscrit dans cette dynamique en proposant un coffre-fort numérique RH permettant l’archivage, la distribution et la conservation longue durée des documents administratifs des salariés.
Pensée pour les entreprises et accessible aux collaborateurs via invitation, la plateforme associe automatisation des processus RH, conformité réglementaire et continuité documentaire sur l’ensemble d’un parcours professionnel.
Connexion à MyPeopleDoc : activation et accès au coffre-fort
L’accès à la plateforme repose sur un principe simple : aucun compte ne peut être créé sans invitation de l’employeur. Cette logique garantit un environnement sécurisé et maîtrisé.
Activation du compte via lien d’invitation
Le salarié reçoit un e-mail contenant un lien personnel et unique. Ce lien permet :
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la création du compte utilisateur
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le choix d’un mot de passe robuste
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l’acceptation des conditions d’utilisation
L’utilisation d’une adresse e-mail personnelle constitue une bonne pratique. Elle garantit l’accès aux documents après un changement d’employeur et assure la continuité du coffre-fort.
Certaines organisations imposent un code d’activation RH complémentaire ou un système d’authentification centralisé.
Connexion classique ou via SSO
Deux modes d’accès coexistent :
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Connexion locale avec identifiant (e-mail) et mot de passe
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SSO (Single Sign-On) via le système d’identification de l’entreprise
Dans le cas du SSO, l’authentification s’effectue depuis le portail interne de l’entreprise. La réinitialisation du mot de passe doit alors passer par ce même système.
La plateforme propose également une authentification à deux facteurs (2FA) pour renforcer la sécurité.
Gestion des documents RH : stockage, organisation et partage
Une fois connecté, l’utilisateur accède à son espace personnel regroupant l’ensemble de ses documents administratifs.
1. Capacité de stockage et conservation
Chaque collaborateur dispose de 10 Go d’espace de stockage. Cette capacité permet de conserver :
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bulletins de salaire
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contrats de travail
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avenants
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attestations
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documents personnels
Les fichiers sont conservés sans limite de temps, avec une durée d’archivage pouvant atteindre 50 ans pour les bulletins de salaire. L’accès reste acquis même après la fin du contrat de travail.
La taille maximale par fichier est fixée à 250 Mo.
2. Organisation intelligente des fichiers
L’interface repose sur un système d’étiquettes personnalisables plutôt que sur une arborescence rigide. Ce fonctionnement facilite :
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le classement automatique
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la recherche rapide via moteur intégré
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la gestion autonome par le salarié
Une corbeille sécurisée conserve les fichiers supprimés pendant 30 jours, limitant les risques d’erreur irréversible.
3. Partage sécurisé avec des tiers
L’utilisateur peut générer des liens de partage temporaires pour transmettre un document à une banque, un propriétaire ou toute autre organisation. Cette fonctionnalité réduit l’usage des pièces jointes par e-mail et améliore la traçabilité.
4. Accessibilité multi-support
La plateforme fonctionne depuis un navigateur web moderne, sans installation. Le design responsive permet une consultation sur :
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ordinateur
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smartphone
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tablette
Des applications mobiles dédiées relaient ces fonctionnalités. L’utilisateur reçoit une notification dès la mise à disposition d’un nouveau document.
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Sécurité, conformité et valeur probante
La protection des données constitue un pilier central du dispositif.
Certification et chiffrement
La plateforme bénéficie de la certification ISO 27001 et respecte le RGPD. Les données sont :
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chiffrées lors du transfert
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chiffrées lors du stockage
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hébergées sur des serveurs situés en France
Des normes complémentaires comme ISO 27017 et ISO 27018 renforcent la sécurité cloud.
Intégrité et archivage à valeur légale
Chaque document déposé fait l’objet d’un scellement numérique et d’un horodatage. Aucune modification n’est possible après archivage.
Le partenariat avec Arkhineo, filiale de Docaposte (Groupe La Poste), garantit un archivage à valeur probante. Le bulletin électronique possède la même valeur légale que sa version papier.
Traçabilité et contrôle des accès
Un journal d’audit enregistre les actions réalisées sur la plateforme. L’historique des connexions reste consultable pendant 30 jours. Les entreprises peuvent définir des droits d’accès précis selon les profils.
Intégration dans l’écosystème RH et performance organisationnelle
MyPeopleDoc ne se limite pas à un espace de stockage. Il s’intègre dans l’architecture globale du système d’information RH.
Connecteurs et automatisation
La solution s’interface avec des logiciels de paie et des SIRH via des connecteurs certifiés. Les flux sont automatisés, ce qui réduit :
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les doubles saisies
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les erreurs humaines
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les délais de distribution
L’envoi des bulletins de paie peut être réalisé en quelques heures, avec preuve de remise au salarié.
Une API documentée permet aux équipes informatiques de développer des scénarios personnalisés : ouverture automatique d’un coffre-fort lors du recrutement, intégration à des outils de signature électronique conformes eIDAS ou synchronisation en temps réel des données collaborateurs.
Impact économique et environnemental
La digitalisation RH génère une réduction significative des coûts administratifs. Les économies peuvent atteindre 50 % dès la première année sur la gestion des bulletins.
L’impact écologique est mesurable : baisse de la consommation de papier, réduction des émissions de CO₂ et contribution à la politique RSE de l’entreprise. Une organisation de 5 000 salariés peut économiser plusieurs centaines de kilos de papier par an.
Modèle économique et support
L’accès est gratuit et illimité pour les salariés. Les entreprises disposent de plans modulables selon :
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le nombre d’utilisateurs
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les fonctionnalités activées
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le niveau d’accompagnement
Un centre d’aide intégré favorise l’autonomie. Pour les cas complexes, un support technique dédié traite les demandes via ticket. Les niveaux de service sont contractualisés.
MyPeopleDoc s’impose ainsi comme un outil structurant pour la gestion documentaire RH, combinant conformité légale, efficacité opérationnelle et continuité administrative pour les salariés.